あかるい職場応援団
厚生労働省

「パワハラって言われた! 管理職の方」言い方ひとつで変わる会話術

【第5回】「部下を育てる・後輩を指導する」

職場でのコミュニケーション、気持ちよくとれていますか?
必要以上に強く言い過ぎて後悔したり、言いたいことがあるのに言えずに残念な思いを抱いたり。「もう少しどうにかならないか」と思っている人は少なくありません。

発展的で協調的な“相互尊重”コミュニケーション力を高めて、難しいと思う場面にも、臆せず声を出してみましょう。

 今回のテーマは、「部下を育てる・後輩を指導する」。反対の視点から捉えれば、「育てられる・指導される」際の心得とも言えます。

職場のコミュニケーションの中でも、特に、多くの人が難しいと考えるのが、上司対部下、先輩対後輩のコミュニケーションではないでしょうか。叱る側に「そんなつもりは」なかったとしても、叱られる側の受け止め方は随分違います。「よかれ」と思ったことが正しく伝わらないこともあります。知らずにルール違反な言い方をしてしまっていることも少なくありません。 だからと言って、何も言わないでいればかえって両者の関係がよろしくない状況になり、仕事のパフォーマンスにまで影響を及ぼしかねません。

「相互尊重」のコミュニケーションで、チームの力が最大に発揮されるマネジメントを目指しましょう。部下からも学べるし、部下に対して押しつけることも遠慮することもなくストレートにフィードバックできる。互いの良いところを掛け合わせることでチームとしての掛け算の成果を高めます。

相互尊重を実践する為の、上司の5つのスキルをご紹介しましょう。一つひとつは特別なことでも、難しすぎることでもありません。すぐに実践できて、効果を実感できると思います。大事なのは、それを常に意識して、実践してみることです。

相互尊重を実践する為の、上司の5つのスキル

スキル1 事実ベースで100%褒めて、一緒に喜ぶ

  • 部下が成果を上げた時には、具体的事実で、掛け値なしで褒める

「そこそこ」「わりと」「それなりに」といった余計な形容詞は除いて、できたことはできたと100%褒めましょう。「この企画書、データの取り方が顧客視点で分かりやすかったよ」と具体的事実で伝えること。「頑張ったね」「ラッキーだったな」では褒めたことになりません。

  • 「I」メッセージで一緒に喜ぶ

部下の成果・成功を上司が一緒に喜んでくれる、というのも部下にとっては嬉しいものです。事実で褒めることは大切ですが、そこにひと言、「すごく嬉しい」「私も鼻が高かった」「感動したよ」と、自分の気持ちを言葉にして伝えましょう。「I」メッセージはアサーティブの基本です。

スキル2 事実で叱り、解決策は情報共有

  • 事実の大きさで叱る

「~したためしがない」「全然なってない」「ミスが多すぎなんだよ」と過大に叱っても、あるいは、「大したことじゃない」「何とかなるよ」と過少に叱ってもいけません。「納期3日遅れだよ」「1枚のレポートにミスが4つあったよ」と具体的な事実を取り上げて指摘します。同じようですが、「納期に3日も遅れてどういうつもりなんだよ」では責めていることになります。

  • 失敗+解決策はオープンにしてチームで共有する

仕事はチームワーク。その中で起きたミスやトラブルは隠さないようにします。まずは本人に注意し、解決策に至ったら、朝礼や定例ミーテイングなどで、できるだけ早く情報共有しましょう。「ミスしたことをみんなに話すと傷つけるんじゃないか」-これは正しい気遣いとは言えないのではないでしょうか。失敗をバラすのではなく、チームの今後の為にその解決策を共有することが目的です。

スキル3 メンツを気にせず部下に謝る

  • 気付いたらすぐに、取り繕わずに、短く謝る

小さなことでも、自分のミスに気付いたら「すぐに、取り繕わずに、短く」謝ることが鉄則です。取り繕っても部下にはわかります。はぐらかすと、かえって話がこじれます。長々謝ると、言い訳がましく聞こえてしまうもの。すぐに謝らないと、ますます謝りにくくなります。

  • 謝るお手本を示す、と考える

自分自身が「ミスをするのはダメな人間」と思っていないでしょうか。「上司たるもの何でも部下より秀でていなければいけない」と思いこんでいませんか。ミスを謝れるということは、正しい自信の裏返しでもあります。上司であるあなたが自分の間違いを素直に認めれば、部下もミスや失敗を報告しやすくなります。

スキル4 権限委譲する

  • 途中で口出ししない

ちょっと高めの任務を渡してチャレンジさせることは、人材育成の方法として有効な方法の一つです。有効ですが、間違えた委譲の仕方では部下をつぶしたり、やる気を失わせることもあります。仕事を渡す時は、なぜそれを頼むのか、そのねらいや理由を最初にきちんと伝えます。そして仕事を渡したら、あとは口を出さずに見ていてあげることが大切です。部下の仕事ぶりを見ていると、心配になることはありますが、そこは覚悟が必要。「信じて任せてくれている」と感じてもらうことが、その仕事を成功させ、部下に成長してもらう一歩です。

  • 「まだ早い」「もう遅い」の思い込みを捨てる

途中であれこれ口出しをしたり、なかなか大きな仕事を任せられないのは、あなたがどこかで、「こいつにはまだ早い」「今さらこの人にチャンスを渡しても、もう遅い」と思っているからかもしれません。「まだ早い」と思っているうちに、「もう遅い」になってしまいます。

スキル5 逆「ホウレンソウ」する

「ホウレンソウ」は社会人の基本。新入社員研修でも必ず教わることですが、上司であるあなたから、部下やチームにホウレンソウしているでしょうか。部下の仕事がどんな結果につながったのか、役員会での結果を報告したり、クライアントの反応をこまめに伝えたり。ちょっとしたことでも、その都度きちんと上司がホウレンソウしてくれると部下も仕事がしやすくなります。「うちの部下は報告が遅いんですよ」「もっと早く相談しろよ」と、部下からのホウレンソウに対して不満を持っている上司はたくさんいますが、実際は、上司が部下に対して報告や相談していないことが多いものです。“逆”ホウレンソウしてみましょう。

攻撃的過ぎる上司の下で育った部下は、怒られるのが怖くて失敗を隠したり、報告をねつ造してしまうことにつながります。受身的過ぎる上司の下で育った部下は、上司の反応が少ないのでやる気を失ったり、上司をなめてかかります。きちんとしたコミュニケーションをとって育成することは手間ひまかかるようですが、結果、自立した部下育成につながりやすくなります。上司としての自分の目的達成の為にも部下には相互尊重の態度で対応しましょう。

chart03_1.jpg

著者プロフィール

pic_supportive20121001.jpg

大串 亜由美
外資系大手コンピュータ株式会社にて14年勤務後、コンサルティング会社勤務を経て、株式会社グローバリンクを創立。「国際的規模での人材活用、人材育成」をキーワードに、マネジメント、自己主張など、ビジネスコミュニケーション全般の、企業・団体研修、各種コンサルティングを手がける。